CONFINEMENT : COMMENT ÉLABORER SON PLAN DE CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ
mardi 17 mars
NXO vous accompagne dans le mise en place de votre plan de continuité d’activité
En cas de crise majeure, comme la crise sanitaire que nous vivons actuellement, la mise en place par les entreprises d’un plan de continuité d’activité, ou PCA, est indispensable pour permettre à l’entreprise de poursuivre son activité y compris dans un contexte exceptionnel.
Quel est l’objectif du PCA ?
Ce document a pour vocation de décrire avec précision la stratégie de continuité qu’il convient d’adopter pour faire face à des risques identifiés, en fonction de leur gravité, mais aussi de leur plausibilité.
Le PCA n’est donc pas un document « abstrait » : au contraire, il prend la forme de véritables roadmaps opérationnelles permettant de :
- Définir le rôle de chacun en situation de crise
- Identifier les outils qui seront mis en œuvre
- Clarifier les process qui devront être déployés au sein de l’organisation
Dans cet article, nous vous expliquons pas à pas les composantes permettant d’élaborer son plan de continuité d’activité.
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Définir le contexte ainsi que vos objectifs
La première étape pour l’élaboration d’un plan de continuité d’activité consiste à définir les différents contextes qui pourraient déclencher la mise en œuvre du PCA.
Par exemple :
- Une épidémie, comme la situation sanitaire que nous vivons actuellement
- Une guerre
- Une catastrophe climatique
- Etc.
Bref, des contextes qui remettent en cause de manière durable les modes de travail habituels.
Pour chaque contexte, il sera également essentiel de définir sa plausibilité, afin de se concentrer sur les contextes qui seraient les plus susceptibles de survenir.
Quels sont les besoins de continuité ?
Une fois les différents contextes définis, nous sommes en mesure de déterminer les besoins en continuité pour chacun de ces contextes.
En effet, en cas de crise majeure, toutes les dimensions de l’entreprise ne sont pas nécessairement impactées de la même manière. Par exemple, si nous prenons la crise qui nous touche actuellement, nous sommes confrontés à plusieurs besoins spécifiques :
- Pour les fonctions supports, nous avons besoin d’assurer la collaboration entre les personnels, y compris dans un contexte de confinement
- Pour les organes de production, comme les usines, le besoin sera d’assurer, notamment, la sécurité des collaborateurs sur la chaîne de production, ou encore l’approvisionnement en matières premières.
La détermination de ces besoins permettra de mettre en place, en regard, des plans d’actions concrets.
Quels sont les risques prioritaires ?
En situation de crise, tous les risques identifiés ne peuvent être adressés en même temps et avec la même intensité : il va donc être important de définir quels risques sont prioritaires, et doivent donc être traités en première intention.
Ce positionnement des risques sur une échelle de priorité va également permettre de définir de quelle manière les ressources doivent être réparties :
- Lorsque la crise survient
- Dans la durée, de manière dynamique
Quels moyens et quelles procédures ?
Pour pallier un risque, il est nécessaire de définir deux éléments :
- Tout d’abord, les moyens qui devront être mis en œuvre : par exemple, on en parle beaucoup, le risque de confinement induit la mise en œuvre du télétravail, et donc le déploiement, au sein de l’entreprise, de solutions de collaboration.
- De même, en parallèle des moyens, les procédures qui seront déployées : par exemple, dans un contexte de télétravail, comment garantir la sécurité des données qui seront échangées ?
Ces moyens et procédures constituent le coeur du PCA car ils constituent l’élément essentiel de la réponse à la crise.
Définir sa stratégie de continuité
Néanmoins, la seule définition des moyens et procédures ne suffit pas : une crise se déroule dans le temps et nécessite, pour être gérée, la définition d’une stratégie de continuité qui va se caler sur les grandes étapes temporelles de la crise à laquelle nous sommes confrontés.
C’est pour cette raison que le PCA prend la forme d’une roadmap opérationnelle de déploiement, roadmap qui s’étale en fonction de la chronologie présumée des événements. Déterminer cette chronologie est un élément complexe, qui nécessite d’être accompagnés par des spécialistes de l’élaboration de plans de continuité d’activité qui disposent de la connaissance, et ont donc la possibilité de documenter la chronologie qui sera définie.
Formalisation, mise en oeuvre et évolution du plan de continuité
Une fois la stratégie définie, reste à la formaliser dans un livrable qui soit pleinement communicable aux collaborateurs de l’entreprise. N’oublions pas que la communication est l’élément clé de la réussite d’un PCA : mieux les collaborateurs comprendront les enjeux, leur rôle, et les objectifs du plan de continuité, plus ceux-ci seront capables de le prendre en charge et de le respecter.
Enfin, un plan de continuité d’activité n’est pas un document statique : au contraire, il s’agit d’un document dynamique qui doit être capable de s’adapter aux circonstances afin de ne pas devenir, parce que figé, contre-productif.
Prévoir les conditions d’évolution de notre PCA permettra ainsi d’adapter notre réponse à la réalité lorsque la crise surviendra.
Le PCA n’est pas un document anecdotique : c’est au contraire un support stratégique qui prend tout son sens en cas de crise, quelle qu’elle soit. Au-delà des seuls outils, il aborde également des problématiques liées à la sécurité, et notamment la cybersécurité. Loin d’être une contrainte, le PCA est l’opportunité pour votre entreprise de surmonter les crises majeures qui pourraient, dans le cas contraire, gravement vous impacter.
